Con las últimas reformas del Código Penal está en boca de todos el término Compliance. Hablamos de Corporate Compliance cuando nos referimos a la implementación en las personas jurídicas de programas preventivos en relación a los riesgos concretos del sector y ámbito geográfico en los que se desarrollan.
Las empresas tienen que implementar mecanismos de control eficaces, que permitan demostrar que la persona jurídica ha adoptado y ejecutado eficazmente un modelo de organización y gestión que resulte adecuado para prevenir delitos de la naturaleza del que fue cometido o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión.
Una de las herramientas de control más eficaz y necesaria para acometer un buen plan de Corporate Compliance es disponer de un adecuado canal de denuncias (whistleblowing). A través de esta herramienta las organizaciones se aseguran promover la gestión de un buen gobierno corporativo. Siendo fundamental asegurar siempre al denunciante la confidencialidad de su denuncia.
Los canales de denuncia permiten la identificación de conductas fraudulentas dentro de las organizaciones y dan transparencia a las estructuras empresariales.
A la hora de acometer la implementación de un canal de denuncias existen distintos modelos de gestión. Los canales puedes ser gestionados internamente o externamente. La externalización del canal puede suponer una mayor confidencialidad del tratamiento que se haga en relación a las denuncias y los denunciantes.
Por otro parte, los canales de denuncias tendrán que adecuarse al marco normativo e idiomas en función del país o países en los que opere la empresa.
El canal de denuncias debe ser una herramienta única, conocida por todos los miembros de las organización y accesible desde cualquier lugar y a cualquier hora.
En relación a la accesibilidad, las empresas optan por distintos tipos de soluciones, es habitual encontrar canal de denuncias a través de un enlace web, a través de correo postal, un teléfono… Desde nuestra opinión es preferible que la herramienta sea accesible desde un enlace web.
En este tipo de canales desarrollados a través de una web es aconsejable que se recoja una normativa sobre el uso y funcionamiento que tiene ese canal, un formulario sencillo (en varios idiomas si fuera necesario), e incluso proponer al denunciante distintas opciones a marcar en función del tipo de actuación que quiera denunciarse, permitiendo además poder reflejar en la denuncia el mayor número de detalle posibles, incluso dando la posibilidad al usuario de adjuntar un archivo junto a su denuncia.
Respecto al anonimato de las denuncias, no es lo más adecuado, ya que el seguimiento e investigación de la denuncias se podrá hacer de manera más eficaz si la denuncia no es anónima.
Uno de los aspectos más importantes de este tipo de canales es garantizar que se realizaran las gestiones e investigaciones necesarias siempre que se demuestre que hay indicios razonables de estar ante una posible actuación inadecuada. En función de las tipologías de investigación que se vayan a acometer, los despachos de detectives son los únicos habilitados a través de la Ley 5/2014 de Seguridad Privada para realizar con “carácter exclusivo y excluyente” la investigación privada de determinados supuestos de actividades.
Añadir, que muchas de las pruebas que se obtienen en este tipo de investigaciones son evidencias digitales que deberían ser siempre obtenidas por un perito informático habilitado, que garantizará en todo momento la correcta preservación de datos y recogida de pruebas.